いつもブログを読んでいただき、ありがとうございます。
皆さんは、
『上司とメールやチャットのやりとりを頻繁にする。』
『コロナの影響で在宅勤務が増え、仕事でメールやチャットをする機会が増えた。』
『どのようなメールを書けば、上司は嬉しく思ったり、デキる部下だと思ってくれるのか。』
と思っていませんか。
友達とのLINEは絵文字やスタンプを使ってうまくできるけど、上司へのメールとなると毎回どう書くか悩んで、気づいたら結構な時間が経過していた、なんてこともよくありますよね。
ということで今回は、
【メンタリストDaiGoさん直伝】仕事で上司にデキると思われるメールの書き方
という内容をお伝えします。
今回の内容は、メンタリストDaiGoさんの著書である『人を操る禁断の文章術』を参考にしています。
それでは早速、上司に評価されるメールの書き方を確認していきましょう。
文章を書く時に意識すること
上司へのメールの書き方についてお伝えする前に、心に留めておいていただきたいことが1つあります。
それは、人は論理ではなく感情で動くということです。
人は頭で納得していても、心で納得していなければ、行動に移すことはないのです。
やった方が良いと分かっていても、行動に移せないということは、よくあることだと思います。
勉強した方が良い、運動した方が良いなどと頭で分かっていても、なかなか体が動かないですよね。
メールや文章を書くときだけに限らず、何かを伝えたいときには、論理的に正しく伝えるだけでなく、感情に訴えかけることも意識しましょう。
このことを頭の片隅におきながら、実際に上司にどんなメールを書けば良いのか、確認していきましょう。
デキる部下がメールを書くときに意識する3つのこと
以下の3つのことを意識するようにしましょう。
- 書き出しはポジティブに。
- 相手が嬉しくなる内容にする。
- 最後に追伸をつける。
1.書き出しはポジティブに。
まずは、少し想像してみてください。
今日から、新しく趣味の習い事を始めることにしたあなた。
ワクワク、ドキドキしながら、家を出て、電車に乗って、場所に到着。
緊張しつつ、ドアを開くと40代半ばの女性の先生がにっこりと笑顔を見せて、こんにちはと声をかけてくれました。
あなたは、先生が良い人そうで良かった、とホッと胸を撫でおろすでしょう。
しかし、もし出迎えてくれた先生が笑顔1つ見せず、ムスッとしていたら？
もう通うのは辞めようとその瞬間に決めてしまうかもしれません。
習い事のみならず、はじめて行った病院の受付の態度など、良くも悪くもそのような経験が一度はあるのではないでしょうか。
文章においても、同じです。
第一印象を良くしましょう。
文章の書き出しをポジティブなものにするのです。
『お疲れ様です。』
で始めるのではなく、
『昨日はお忙しい中、お食事にお誘いいただき、本当にありがとうございました！』
といった具合で、書き出してみてはどうでしょうか。
定型文で始まる文章は、真顔で挨拶されているのと似ています。
真顔よりは笑顔で挨拶される方が嬉しいですよね。
書き出しを少し、ポジティブなものに変えてみましょう。
2.相手が嬉しくなる内容にする。
2つ目のポイントは、文章全体を通して相手が嬉しくなる内容にしましょうというものです。
例えば、ご飯に誘ってもらったことが非常に嬉しくて、また誘ってもらいたいときには、
書き出しでまず、誘ってもらったことを感謝し、
その後に、食事の場での人との出会いや、食事中のためになった話にお礼を述べ、
相手が気分が良くなる言葉を投げかけるのです。
何が楽しくて、何が嬉しかったかについて、あなたが感情を露わにすることで、上司も心を開いて、行動に移してくれるようになるのです。
その際に気をつけなければならないのは、繰り返し感謝とポジティブな内容を述べながらも、決して同じことを繰り返さないことです。
そのためにも、”5W1H”を考えることがヒントになります。
つまり、
- Who：誰が、誰の行動が嬉しかったか
- What：何が嬉しかったか
- When：いつ嬉しかったか
- Where：どこが嬉しかったか
- Why：なぜ嬉しかったか
- How：どのように嬉しかったか
を考えてみましょう。
相手が読んで嬉しくなるような、あなたの感情を色々な言葉で表現するようにしてみてください。
3.最後に追伸をつける。
あらゆる文章の中で人が最も読み、心に残るのは追伸部分だということがわかっています。
チームメンバーから送られてくる、いつも通りの業務メールを読んで、これで終わりかなと思ったら最後に
『〇〇さんのご都合の良いときに、またランチ一緒に行きませんか？』
といった1文が添えられてあったら、嬉しく思いますよね。
たったこれだけで、嬉しいものなのです。
追伸の書き方のポイントとしては、
- 追伸の前の部分で一度、きちんと話を終了させておくこと。
- あなたが伝えたい願望や、相手に行動させたいことを書くこと。
の2つです。
具体的な追伸の例としては、
『実は、飲食店の経営に詳しい〇〇さんに、おりいってご相談したいことがあります。次回の打ち合わせの際に、少しだけお時間をいただけないでしょうか』
といった具合です。
今後、何か相手にお願いことがある際は、追伸にこのように書いてみてはいかがでしょうか。
良い返事がもらえる可能性がグッと高まるはずです。
—最後に—
今回は、仕事におけるメールの書き方についてお伝えしてきました。
上司に対してのみならず、仕事においてメールを書く際には、伝えなければならないことはしっかり伝えつつ、書き出しをポジティブにしたり、相手の立場に立って相手の喜ぶ内容を盛り込んでみてはいかがでしょうか。
また、仕事のみならず、プライベートにおいても、親交がまだ深くない方とやりとりする際に意識して実践すると、会わずともメールやLINEを通して、良い関係を築くことができるようになるかもしれません。
今日からあなたも、文章で人の心を動かしていきましょう。
それでは最後に、オルダス・ハクスリーの言葉を紹介して終わりとします。
Thanks to words, we have been able to rise above brutes; and thanks to words, we have often sunk to the level of demons.
我々は言葉のおかげで野獣の域から脱することができるとともに、言葉のせいで悪魔の域にまで沈むこともしばしばある。
今回も最後までお読みいただきありがとうございました。
また次回の記事でお会いしましょう！
◼︎参考
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