マルチタスクでは仕事は終わらない!その理由と具体的対策4選

『どうやったら仕事を効率的にこなせるのか』

『残業0で早く帰りたい』

『自分の時間が欲しい』

そんな風に思っていらっしゃる方多いと思います。

ということで今回は、

マルチタスクではなくシングルタスクにすべき理由とその具体的方法4選

という内容をお伝えしていこうと思います。

マルチタスクではなくシングルタスクにすべき理由は、

  • ユタ大学
  • ミシガン大学

などの複数の大学の研究によるものです。

記事の前半では、

シングルタスクにすべき理由

後半では、

「長時間労働⇒残業0」を実現した私が実際にやっている、

マルチタスクを防いで、シングルタスクで仕事をこなす具体的方法4つ

を紹介しています。

今回の記事を読むことで、

  • シングルタスクの効果
  • 筆者も実践している具体的な方法

を知ることができ、

実践することで、

  • 残業時間減少
  • こなせる仕事量増加で評価アップ

のデキる社会人になれます。

皆さん、気付かないうちにマルチタスクしてしまっている可能性が高いので、是非読んで実践してみてください。

それでは、確認していきましょう。

シングルタスクにすべき理由とマルチタスクを防ぐ方法4選

マルチタスクではなく、シングルタスクで仕事やToDoをこなす方が良い

その理由は、

  • そもそもマルチタスクできる人は2%しかいない。
  • マルチタスクできる人でも脳への負担は大きい。
  • マルチタスクだと生産性が40%下がる。

具体的にマルチタスクを防止する方法は、以下の4つである。

  • ToDoリストを作成する。
  • 各ToDo実施前に深呼吸と水分補給をする。
  • 各ToDo実施時に、そのToDoに集中できる環境にする。
  • メール確認・返信時間を決める。

そもそもマルチタスク、シングルタスクとは?

■ マルチタスクとは?

複数の作業を同時に行うこと

です。

例えば、

  • テレビを観ながら、仕事・勉強をする。
  • 資料作成中にメールを確認する。

などです。

マルチタスク時に片方が無意識ですることができる習慣化されたものであれば、それはマルチタスクには含まれません。

例えば、

  • 歩きながら、オーディオブックを聞く。
  • 歯を磨きながら、テレビを観る。

などは、マルチタスクには含まれません。

■ シングルタスクとは?

一つの作業に集中すること、それ以外のことを考えたり、意識しないこと

です。

例えば、

  • YouTubeを観ているときはYouTubeだけに集中して、スマホをいじったりしない。
  • 資料作成中は資料を作成することに集中して、メールを確認したり、晩御飯に何を食べようか、など他のことを考えない。

などです。

シングルタスクで仕事をすべき理由は?

ユタ大学の研究によると、そもそも98%の人はマルチタスクをすることができません

マルチタスクできていると思っている人、あるいはマルチタスクと思っていることのほとんどは、

タスクスイッチ(タスク切替)

をたくさん、あるいは高速でしているにすぎないのです。

このタスクスイッチが原因で、生産性が40%低下してしまうのです。(ミシガン大学の研究による。)

2%のマルチタスクできる人(マルチ・タスカー)でも脳への負担が大きいことに変わりはないので、マルチタスクをやめてシングルタスクにすべきです。

そして、人間は気づかないうちにマルチタスク(タスクスイッチ)をやってしまっていることが多いのです。そのため、意識的にマルチタスクを防ぐことが必要になります。

マルチタスクを防ぐ具体的な方法は?

ToDoリストを作成する。

■ ToDoリストを作成する理由

ToDoリストを作成することで、今日やることが明確になります。

そのおかげで、

  • 今日やることに集中できる。
  • 今日やらなくてよいことに不用意に意識を向けなくなる。

という効果がうまれます。

ToDoリストを作成していないと、

例えば、

「(タスクをやりながら)あのタスクってどうなってたっけ?今日やらなきゃだっけ?」

などの意識にかられて、今やっているタスクに集中できなくなってしまいます。

■ ToDoリストの作成方法

ToDoリスト作成方法の要点としては、以下の三点です。

  • ToDoリストは、前日の仕事終了時に作成する。
  • 優先度を決めておく。
  • ToDoリストはアプリではなく、ノートにペンで記載する。

具体的なToDoリスト作成方法とその効果、その他Tipsについては以下記事にて解説しておりますので、確認してみてください。

各ToDo実施前に深呼吸と水分補給をする。

■ 深呼吸と水分補給をする理由

深呼吸と水分補給のそれぞれの効果は、以下の通りです。

深呼吸の効果:

  • 集中力がアップする。
  • イライラや憂鬱、ストレスを軽減できる。

水分補給の効果:

  • 集中力がアップする。
  • 注意力がアップする。

深呼吸、水分補給ともに集中力を高めてくれる効果があります。

そのため、他のタスクなどに意識が向いたりすることを防いで、今のタスクに集中することが可能になります。

また、集中力アップ以外にも、ストレス軽減や注意力アップ効果の恩恵もあわせて受けることができるので、一石二鳥です。

PC作業時などは、特に人間の呼吸は浅くなり、集中力や思考力・判断力も低下するので、意識的に呼吸をするようにしてください。

■ 深呼吸と水分補給の方法

仕事中に深呼吸と水分補給をこまめにするようにしてください。

タスクが完了して次のタスクに取り掛かる間で、深呼吸と水分補給するとより効果的でおすすめです。

各ToDo実施時に、そのToDoに集中できる環境にする。

■ 具体的な方法

少しでも気が散る要因を排除し、集中できる環境を自ら作り出してください。

仕事内容によるところが大きく、一概にこうすべきとは言えない部分が多いので、以下の例を参考に環境を改善してみてください。

例1)PC使用時

今やっているタスクと関係のないアプリやWebブラウザーは閉じて、今やっているタスクと関係あるものだけ開いておく。(次のタスクや前のタスクに関係あるものも閉じる。)

例2)考えたり、意見をまとめたりしたいとき

テレビやネットにつながらない場所(カフェ等)で、スマホを使わずに紙とペンで意見や考えを書いていく。(他のことができない環境にする。)

例3)毎日やることがある程度決まっている場合

タスクの順番と実施時間を決めて、それを習慣化する。習慣化できれば、勝手にそのタスクをやるようになる。そして、歯磨きのように、やらないと気持ち悪くなるところまで到達すると、とても楽にタスクをこなせるようになる。

その他にも、上記の例を参考に色々と試してみると良いと思います。

メール確認・返信時間を決める。

■ メール確認・返信時間を決める理由

タスク実施時に、メール確認と返信をしてしまうことはマルチタスクにあたります。

そのため、メール確認・返信も一つのタスクとして、実施時間を決めておく必要があります。

■ 具体的な方法

具体的には以下の事を実施してください。

  1. メールの通知をオフにする。(電話も)
  2. メール確認・返信時間を決める。

例として、私は以下のように実施しています。

  1. 仕事用PCもプライベートのスマホもすべてのメール、LINE、電話の通知をオフにする。
  2. メール対応は、正午前後・夕方・仕事終了時の1日3回のみ。

仕事のメールアプリやチャットアプリは、メール確認・返信時、つまり1日3回を除いて、常に閉じています。

プライベートのメールやLINE、電話の通知もオフにしています。スマホのロック画面や、未読数を表すバッチも全部非表示にしています。

仕事のメール・電話は仕事の種類によっては通知オフにすることが難しい方も多いかもしれませんが、できるだけ通知オフにしましょう。

また、メール確認・返信を1日3回しかしないのは不安という方もいらっしゃると思います。そういう方は、メール確認・返信を1時間に1回だけにする、くらいから始めてみると良いと思います。

マルチタスクの状況にだけはならないようにしましょう。

実際に私も最初は勇気が必要でしたが、2~3時間返事がなくても誰も何も言ってきませんし、1日に3回決まった時間にメールの返事が来ることを周りが知っていてくれれば、周りがそれに合わせてくれるようになりました。

最初は勇気がいるかもしれませんが、少しずつ自分と周りを慣らしていきましょう。

【補足】どうしてもマルチタスクしなければならない場合

どうしてもマルチタスクをする必要がある場合は、

「自分は今マルチタスクをしている」

と思い込む方が、

パフォーマンスと集中力は上がる

というミシガン大学の研究結果があるので、覚えておくと良いかもしれません。

ただ、脳への負担が大きいことは変わりないので、できるだけシングルタスク化していきましょう。

まとめ

最後に復習しておきましょう。

マルチタスクではなく、シングルタスクで仕事やToDoをこなす方が良い

その理由は、

  • そもそもマルチタスクできる人は2%しかいない。
  • マルチタスクできる人でも脳への負担は大きい。
  • マルチタスクだと生産性が40%下がる。

具体的にマルチタスクを防止する方法は、以下の4つである。

  • ToDoリストを作成する。
  • 各ToDo実施前に深呼吸と水分補給をする。
  • 各ToDo実施時に、そのToDoに集中できる環境にする。
  • メール確認・返信時間を決める。

そして、どうしてもマルチタスクしなければならない場合は、

「自分は今、マルチタスクをしている」と思い込む

ことで、パフォーマンスと集中力をアップさせましょう。

—筆者コメント—

どうだったでしょうか?

マルチタスクではなくシングルタスクにすべき理由とその具体的な方法が分かったと思います。

今日から、仕事も勉強もシングルタスクでやっていきましょう。

シングルタスクで仕事や勉強を早く終わらせて、自分の時間を確保したり、その他のタスクや勉強の時間にあてていってください。

そうすれば、人生がより豊かになります。

今回の記事も、友人やご家族に是非教えてあげてください。

最後に、Google創業者のラリー・ペイジ氏の言葉を皆さんにお伝えして終わりにします。

『アイデアに価値はない。実行されてはじめて、価値になる。』

■ 出典

・WIRED

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