いつもブログを読んでいただき、ありがとうございます。
みなさんは仕事をする上で、マニュアルを作っていますか？
会社のマニュアルに従っているという方もいるでしょう。
会社にマニュアルなんて存在しないし、作成したこともないという方もいると思います。
マニュアルや雛型を作っておくことのメリットはとても大きいものがあります。
ということで今回は、
【仕事術】なぜ作らない？マニュアルを作ることの圧倒的なメリット4つ
という内容をお伝えします。
それでは早速、マニュアルを作成することのメリットを確認していきましょう。
マニュアルとは？
皆さんご存知かもしれませんが、マニュアルとは一体何なのかをまず明確にしておきましょう。
マニュアルとは、いわゆる「手順書」です。
皆さんに馴染みがあるものとしては、家電などを買ったときに付いてくる「取扱説明書」です。
製品をどう使うのか、どういった手順で使うのかを説明してくれています。
これももちろん、マニュアルの一種です。
マニュアル化すべきものとしては、例えば、
- 自分が行う、定期的に発生する業務
- 誰かに依頼する業務
などがあります。
毎月同様のエクセル資料を作成しているのであれば、その資料が完了するまでの作成手順を作成するのです。
会社で自分以外の人も利用するのであれば、誰でも分かるように、資料としてきれいに作るべきではあります。
しかし、個人的に利用するものであれば、わざわざきれいに資料にまとめるところまでする必要はありません。自分さえ分かればそれで良いのです。きれいさよりも、マニュアルが存在するということ自体が大切なのです。
マニュアルとは一体何なのかが明確になったところで、何のためにマニュアルを作るのか、そのメリットについて次のパートで確認していきましょう。
マニュアルを作成するメリット4つ
マニュアルを作っておくことのメリットは以下の4つです。
- 効率アップ
- ミスが減る
- 改善・アップデートできる
- 属人化を防げる
1.効率アップ
マニュアルがあれば、自分の頭で考えることなくマニュアルに従って作業を進めるだけでよくなります。
考えながらの作業はどうしても時間がかかってしまいます。
短時間で片付けたいものは、マニュアル化を進めていきましょう。
これで、残業時間も大幅に減らせるはずです。
2.ミスが減る
マニュアルを見ることで、作業手順が一目瞭然なので作業実施漏れを防ぐことができます。
さらに、作業内容が明確なので、誤字脱字防止に意識を向ける余裕が生まれ、そういったミスも減らせるでしょう。
ミスが多いために上司によく怒られるといった方はマニュアル化すると良いでしょう。
3.改善・アップデートできる
マニュアルは一度作ったら終わりではありません。
そのマニュアルをもとに、どんどん改善・アップデートできるのです。
例えば、2番目の手順を8番目にした方が効率的になるかもしれませんし、手順を最後に2つ足すことでとても魅力的な資料が作れるといったこともあるかもしれません。
とりあえずマニュアルを作って「見える化」することで、その手順の良さも悪さも見えるようになるのです。
これはマニュアルを作成するからこそできる、業務改善なのです。
4.属人化を防げる
それぞれの業務やタスクにマニュアルがあることで、属人化を防ぐことができます。
例えば、あなたが誰かにタスクを依頼したいときや、会社を辞めるとき、あるいは病気になってしまったときにマニュアルさえあれば、仕事を任せることは容易になります。
マニュアルがあれば、新入社員にも任せやすくなるでしょう。
マニュアルがあることでタスクを他の人に任せやすくなるのも1つのメリットです。
以上4つのメリットを挙げました。
マニュアル作成によって、効率が上がり、ミスが減り、業務改善でき、タスクを任せることができるようになるのです。
ここまでできて、会社から評価されないわけがないと思いませんか？
プライベートでも有効なマニュアル作成
仕事だけでなく家事などのプライベートでもマニュアルを作っておくことは非常に有効です。
例えば、
- 掃除や洗濯といった家事
- レシピ集
などを簡単に作っておけば、面倒な日でも頭で考えることなく、マニュアルを見ながら実施するだけで済みます。
もはや、マニュアルを自分で作る必要もないでしょう。
本やアプリなどで様々なレシピや家事のやり方などを確認することができます。
それらをマニュアルとして活用することは、とても優れた活用法だと思います。
—最後に—
今回は、マニュアルを作成することのメリットについてお伝えしてきました。
マニュアルでなくても、雛型を作るというのも同様のメリットがあります。
メールの定型文を作っておいたり、定期的に行う資料作成の大枠を作っておくということなどで、上記のマニュアル作成と同じメリットを得ることができます。
仕事でもプライベートでも、マニュアルや雛型を作って、作業の効率化、業務改善を遂行していってみてください。
仕事面では、残業も減るし、上司からの評価もアップするはずです。
そしてプライベートでも、工夫次第で家事が楽になったり、豊かな生活を送ることができるようになるのです。
是非「マニュアル化」というものを意識するようにしてみてください。
それでは最後に、ヘンリー・フォードの言葉を紹介して終わりとします。
Don’t find fault, find a remedy; anybody can complain.
あら探しをするより改善策を見つけよ。不平不満など誰でも言える。
今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
また次回の記事でお会いしましょう！
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