『忙しい上司に質問するのは気がひける』
『質問するとデキないヤツだと思われそうだから、質問したくない』
『うまく質問する方法が知りたい』
と思っている方多いと思います。
実は、 質問はやり方次第で評価と信頼度を上げることができるのです。
ということで本記事では、
【評価・信頼アップ】誰も教えてくれない、質問の仕方のポイント5つ
という内容をお伝えします。
本記事を読むことで、
- 誰も教えてくれない評価を上げる質問の5つのポイント
- 直接口頭で質問する場合の具体例
- メール・チャットなど文面で質問する場合の具体例
を知ることができ、
実践することで、
質問することが怖いものではなくなるとともに、適切な質問をすることができるようになり、評価・信頼を上げることができます。
それでは、確認していきましょう。
誰も教えてくれない評価を上げる質問の5つのポイント
誰も教えてくれない評価を上げる質問の5つのポイントは、以下の通りです。
- 質問される側の立場になって考える。
- 質問する前に、どこまで分かっているか、何が分からないのか明確にしておく。
- 自分の考え・意見を伝えた上で、上司の意見を乞う。
- 質問するタイミングを考慮する。
- 最後に必ず感謝を伝える。
それでは、それぞれの内容について確認していきましょう。
■ 質問される側の立場になって考える。
相手の立場になって考えることは、質問のみならず、すべてのコミュニケーションにおいて基本となる最重要のポイントです。
この内容についてこのように言うと、相手はどう思うだろうかということを考える癖をつけてください。
このポイントを抑えていなければ、これ以降の内容を読んでも得られる効果が少なくなってしまいます。
質問のみならず、仕事でもプライベートでも相手の立場になって考えることを徹底しましょう。
■ 質問する前に、どこまで分かっているか、何が分からないのか明確にしておく。
質問する前に自分で調べて分かることは自分で調べておきましょう。
ググって分かることはググりましょう。
用語などは、ググれば分かるはずです。
もしあなたが調べて分かることを質問されたら、調べたら分かるのになぜ聞いてくるのだろうか、とネガティブな気持ちになると思います。
調べれば分かることは自分で調べて、相手の時間を奪わないようにしましょう。
調べても分からないことであれば、それは質問するしかありまさん。
その場合は、質問する前に
- どこまで分かっているのか
- どこから分からないのか、何が分からないのか
をしっかり明確にしてから質問しましょう。
分からないと思ったらすぐに質問するのではなく、自分の中で分からないことをまとめてから質問するようにしましょう。
■ 自分の考え・意見を伝えた上で、上司の意見を乞う。
「どうすれば良いでしょうか」
という聞き方は極力避けるべきです。
分からないなりに、自分の考えをきちんと述べるべきです。
つまり、
「XXXについて、A・B・Cの3案あると思っており、私としてはYYYという理由でA案が良いと思っていますが、問題ないでしょうか」
といった具合の質問の仕方が適切です。
すべてにおいて「どうすれば良いでしょうか」と聞いていると、あなたの存在価値はなくなってしまいますし、聞かれた側も自分で考えろと思ってしまいます。
これでは、評価が上がることはありません。
ちゃんと考えているからこそ生まれる質問を、考えている証拠を提示しながらすることで、評価を上げることができるのです。
同じ質問でも、印象は大きく変わってくるのです。
■ 質問するタイミングを考慮する。
相手の都合が良いときや機嫌が良いタイミングを見計って、質問するようにしましょう。
おすすめのタイミングとしては、
- お昼ご飯を食べた後の午後
- 金曜などの休日前
- 向こうから話しかけてきた時
などです。
朝一や会議前、忙しそうにしているときは、なるべく控えた方が良いでしょう。
もちろん、緊急度・優先度の高い内容であれば、上司の状況などを気にせず、なるべく早く伝えるべきです。
■ 最後に必ず感謝を伝える。
質問だけに限らず、すべてのコミュニケーションにおいて、感謝の気持ちをしっかり伝えることを心がけましょう。
感謝された相手は気分が良くなっているはずです。
コミュニケーションの最後に感謝の気持ちを伝えて相手の気分を良くすることで、あなたと話すと気分が良いと思ってもらえるようになり、信頼度や評価が上がることとなるのです。
それでは、これら5つの基本をもとに、
- 口頭で直接質問する場合
- チャット・メールなどの文面で質問する場合
の2パターンについて、次のパートで具体例を記載しているので、確認してみましょう。
直接口頭で質問する場合の質問の仕方
担当のプレゼン資料作成タスクにおいて、上司に質問したいことがあるというシチュエーションで具体例を作成してみました。
■ 具体例
「XXXさん、お疲れ様です。お忙しいところ、すいません。」
「私の担当になっているプレゼン資料作成タスクについて1点確認させていただきたいのですが、お時間大丈夫でしょうか」
「ありがとうございます。確認内容としては、XXXのパートについて分かりやすく端的に記載したA案と詳細情報を含めたB案とどちらが良いか決めかねており、A案の方が今回のプレゼン資料としては好ましいかなと私は考えていますが、どちらの方が良いなど意見ありますでしょうか」
「承知しました。ありがとうございます。それでは、XXXの対応を実施しておきます。タスクが完了しましたら、改めてレビューいただければと思います。」
「お忙しいところ、ありがとうございました。」
関係性によっては丁寧すぎる部分もあるかもしれませんが、相手との関係が希薄である初期の頃は、丁寧であればあるほど良いと思います。
メール・チャットなど文面で質問する場合の質問の仕方
上記の口頭で質問する場合と同じ例を、文面で質問した場合の具体例は以下の通りです。
■ 具体例
「XXXさん
お疲れ様です。YYYです。
私の担当になっているプレゼン資料作成タスクについて1点確認させていただきたく、ご連絡させていただきました。
XXXのパートについてですが、以下のA案とB案のどちらが良いでしょうか。
・A案：分かりやすく端的に記載
・B案：詳細情報を含めて記載
※A案・B案ともに本メールに添付しておりますので、ご確認いただければと思います。
私としては、A案の方が今回のプレゼン資料としては好ましいかな考えておりますが、どちらの方が良いかなど意見ありますでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、今日中に返信いただければと思います。
よろしくお願いします。」
ここまで、口頭と文面の2パターンに分けて具体例を記載しました。
もちろん、上記はあくまで一例であり、
相手との関係によって、言葉のチョイスなどは調整が必要です。
前述の5つの基本を参考にしながら、いかなる関係であっても、相手への気遣いと最後の感謝だけは忘れないようにしましょう。
それだけで相手の印象は大きく変わってきます。
—最後に—
今回は質問は重要なコミュニケーション能力の１つである質問の仕方について、まとめてみました。
5つの基本と口頭パターンと文面パターンの２つの具体例を参考に、今日から是非質問の仕方を変えてみてください。
また、以前に頼み事も積極的にすべきという内容の記事もまとめていますので、こちらもあわせて確認してみてください。
最後にトルストイの言葉をご紹介して終わりとします。
謙虚な人は誰からも好かれる。それなのにどうして謙虚な人になろうとしないのだろうか。
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