いつもブログをお読みいただき、ありがとうございます。
皆さんの中には、
『仕事が終わらないから、毎日残業だ』
『どうすればタスクを早く終わらせることができるのか知りたい』
『1秒でも早く職場を出て、平日でも仕事後に好きなことをしたい』
こんな風に思っている方、多いと思います。
残業続きで疲労困憊の人生は辛いですよね。少しでも仕事から解放された時間を増やして、自分の趣味の時間や家族との団らんの時間の多い充実した日々にしたいですよね。
ということで今回は、
タスクが終わらない人必見！6つの手順で定時帰宅(マル秘テクニック付）
という内容をお伝えします。
記事を読むことで、
- タスクの進め方
- ここだけのマル秘テクニック4つ
を知ることができます。
タスクの進め方を把握して身につけていれば、早く帰れるだけでなく、どんな職場・仕事でも活躍でき、昇進・昇給も可能になります。
それでは、タスクを効率的にこなすための方法とここだけのマル秘テクニックを確認していきましょう。
定時で帰れるタスクの進め方
まず、基本となるタスクの進め方を確認しましょう。この基本をしっかり把握し、この通りにタスクを進めることを心掛けてください。
慣れるまで少し時間がかかるかもしれませんが、慣れれば自然に効率的なタスクの進め方をすることができるようになります。
私も入社当時にこっぴどく叱られながら、徹底的に叩きこまれました。
■ タスクの進め方
- タスク内容と期日を明確にする。
- 方針を上司に確認する。
- マイルストーンを設定する。
- とにかくやる。
- 期日に余裕をもって、レビュー依頼を出す。
- 指摘内容を修正する。
この後のパートで、各手順の具体的な内容をご紹介しています。
タスクの進め方はもう理解しているという方は、後述のマル秘重要テクニックを確認してみてください。
それぞれの手順の具体的内容
1.タスク内容と期日を明確にする。
当たり前のことではありますが、1番重要なことです。
タスク内容を間違って把握してしまうと、せっかくタスクをこなしたと思ったのに、全く意味のない成果物を作成していた、という悲劇になってしまいます。
タスクを進める前に、タスク内容はしっかり把握しておきましょう。
そして、そのタスクがいつまでに完了すべきなのか上司にしっかり確認しておきましょう。
そのタスクが明日までなのであれば、今日やらなければならないですが、そのタスクが今月中まででよいのであれば、今日やる必要はありません。
今日やらなくて良いタスクはどんどん先延ばししましょう。
そうでなければ、いつまでたっても家に帰ることができなくなってしまいます。
期日を確認しない人は非常に多いですが、仕事で圧倒的なパフォーマンスを出している人は絶対に期日を確認しています。
デキる人は、直近が期限のタスクがなければ、定時にクールに帰っていきます。
もし上司より早く帰ることが許されないような雰囲気の職場なのであれば、転職をおすすめします。
もちろん成長できる環境であったり、メリットが多いのであれば、転職する必要はありませんが、そうでなければそんな職場にいても疲弊するだけではないでしょうか。
仕事・会社は世の中にいくらでもあります。
やることをやっていればそれでOKと言ってくれる会社・上司のもとで働きましょう。
その方が人生は飛躍的に充実したものになります。
あなたには、当然会社・上司を選ぶ権利があります。
2.方針を上司に確認する。
1番目の手順でタスクの内容を把握したら、紙にタスクの全容と流れを自分なりにまとめるようにしてください。
その際に、資料作成など成果物があるタスクであれば、そのプロトタイプ(草案)を紙ベースでざっくりで良いので作成して、上司に確認するようにしましょう。
プロトタイプを作ることで、新たな確認点が見つかることも多いので、その内容も上司に確認しておくと、タスクを進めるときに非常に楽になります。
3.マイルストーンを設定する。
タスクの全容がつかめたら、段階ごとの期日を設定しておきましょう。
例えば、プレゼン資料を作成するタスクであれば、
- 全体の流れと目次作成：今日
- メインパート作成：今週
- 各パート作成：来週火曜
- 全体の流れを確認し、内容追加・修正・削除：来週木曜
- 上司レビュー：来週木曜
- 上司指摘内容修正：来週金曜
といった具合です。
重要なのは、どんなタスクでも絶対に計画を作成することです。
そして、そのタスクの重要な部分からとりかかることです。
時間に余裕のあるときに重要パートを吟味して、ある程度カタチにしておくことで、重要でないところに多くの時間を割くという間違った時間配分をすることがなくなります。
また残りがそんなに重要でない部分なので、気分的にも楽になります。
マイルストーンを設定し、そのタスクの重要なパートからとりかかるようにしましょう。
4.とにかくやる。
どれだけうまく計画できても、そのタスクにとりかからない限り、タスクが終わることはありません。
1分だけでも良いので、とにかく早くとりかかることが重要です。
集中力を高めて、圧倒的スピードでタスクを進める方法については、後述のマル秘テクニックを確認してみてください。
5.期日に余裕をもって、レビュー依頼を出す。
期日当日や期日の前日に上司にレビューしてもらうのはやめましょう。
指摘内容が多いと、その日は確実に残業をすることになります。
そうならないためにも、期日に余裕をもってレビュー依頼するようにしましょう。
そのタスクの完成度が80点になれば、レビューをしてもらってください。
レビュー前に100点を目指す必要はありません。
はじめてのタスクであれば、尚更100点を目指す必要ありません。
6.指摘内容を修正する。
あとは、指摘内容を修正するだけです。
期日に余裕をもって、レビューしてもらっているので、時間的に余裕をもって修正することができます。
これで、タスクの期日当日もあなたは清々しい顔で定時に会社を出て、好きなことができるのです。
ここだけのマル秘重要テクニック4選
タスクの進め方の基本は抑えているという方、あるいはタスクの進め方は分かったけど、そんなにうまくいくはずがないと疑っている方いると思います。
確かにおっしゃる通りです。
では、もう少し踏み込んだテクニックと意識すべきこと４つをここでお伝えしようと思います。
- パレートの法則
- 前日にタスクを決めておく。
- タイムアタック
- タスクが終わるまでご飯を食べない。
それぞれの内容について、確認していきましょう。
1.パレートの法則
パレートの法則は、このブログで何度も登場しているので、ご存知の方も多いと思います。
正直なところ、この法則が仕事をする上で1番大切だと思っています。
まだパレートの法則について知らない、パレートの法則を知っているけど具体的に仕事に生かす方法が知りたい、という方は以下の記事を参考にしてみてください。
読んで損はしないので、まだ読んでいないという方は読んでみてください。
2.前日にタスクを決めておく。
その日のタスクはその日に決めないことです。
前日にその日のタスクが完了したら、次の日のタスクを紙などに書いて明確にしておいてください。
次の日の朝、仕事始めにその内容を確認してとりかかる、という流れです。
やるべきことが事前に決まっていると自動的にタスクに取り組めるようになります。
今日は何をやろうかと考えるのがそもそも億劫なので、その億劫な作業を前日の仕事終わりの気分が良いときに済ましておきましょう。
そうすれば気分がのらない朝も、とりあえずタスクにとりかかることができるようになります。
ちょっとしたことですが、試してみると大きく違ってくることを実感できると思うので、是非やってみてください。
3.タイムアタック
タスクになかなか集中できないときや、早くタスクを終わらせたいときは、ゲーム感覚でタイムアタックをするのがおすすめです。
毎日のタスク内容がほぼ同じであるために、マンネリ化したり、ダラダラと仕事してしまうという方も多いと思います。
であれば、タスクにかかった時間を計測して、過去の自分と勝負してみてください。
そうすると、タスクをこなすのに要する時間が減らすことができるだけでなく、毎日の仕事が少し楽しくなりますよ。
4.タスクが終わるまでご飯を食べない。
この方法はテクニックというよりは、少し根性論的なものではあります。
そのことを認識した上でご紹介しています。
というのも、この方法を取り入れている人やおすすめしている人はいませんが、優れた方法だと個人的に思っているからです。
朝やるべきタスクにとりかかって、そのタスクが終わるまでご飯を食べないのです。
この方法であれば、確実にタスクをその日のうちに終わらせることができます。
毎日やるのは健康的にも良いことではないと思うので、圧倒的に集中したい日は是非やってみてください。
ただ、正直なところ、私は毎日こうしています。
1日の前半でタスクが終わるので、午後にはすでにある程度の達成感を感じることができます。
そして、そのタスクが終わった後、ゆっくり休憩しながらご飯を食べて、気分が良い状態でまた別のタスクにとりかかることができます。
ご飯を食べると眠くなって、集中力も落ちてしまうので、ご飯を食べるまでが勝負だと思って毎日を過ごしています。
ご飯を食べると眠くなってしまうという方は一度試してみてください。
—最後に—
最後までお読みいただきありがとうございます。
今回は、タスクの進め方とタスクを早く終わらせるテクニックについてお伝えしました。
仕事がうまくいかなくなった時は、この記事の存在を思い出して、何か忘れていることがないか確認してみてください。
タスクは完成させるものではなく、終わらせるものです。
終わらせてから、完成させるものです。
それでは、最後にジャック・ウェルチの言葉を紹介して終わりとします。
Change before you have to.
変革せよ。変革を迫られる前に。
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